PFU EMEA Scanlösungen im Bildungswesen

Auch im Jahr 2022 fußt die Verwaltung in vielen Bildungseinrichtungen noch auf gedrucktem Papier. Dabei existieren längst einfach zu implementierende Alternativen, wie die Erfolgsgeschichte des Erzbischöflichen Berufskollegs in Köln mit PFU eindrucksvoll beweist. „Dank der Scanner sparen wir überraschend viel Zeit beim Arbeiten, aber auch beim Recherchieren nach Dokumenten ein. Gleichzeitig arbeiten wir produktiver, da viele Prozesse automatisiert ablaufen“, urteilt der stellvertretende Schuleiter Carsten Arntz.

Was ScanSnap zum perfekten Partner macht

Welche Kombination aus Hard- und Software ermöglicht es, die individuellen Prozesse der Mitarbeiter:innen zu vereinfachen, um ihnen mehr Flexibilität im Arbeitsalltag zu ermöglichen, ohne vom Papierfluss abhängig zu sein? Am Ende fiel die Wahl auf ScanSnap – ein Schritt, den der stellvertretende Schulleiter nicht bereuen sollte: „Wir waren schnell von der Effizienz der ScanSnap-Scanner überzeugt.“

Die Vorteile im Detail:

• Nachhaltigkeit: „Der gesamte Lebenszyklus von Papier kostet oder bindet wertvolle Rohstoffe: von der Produktion über den Transport bis hin zur Entsorgung“, bewertet Carsten Arntz die Lage. Durch das Erstellen eines „digitalen Zwillings“ mithilfe der ScanSnap Home Software, verlagert sich der vormals papierbasierte Prozess vollständig ins Digitale.
• Effizienz: Sowohl beim Recherchieren nach Dokumenten auch für das grundsätzliche Arbeits- und Zeitmanagement der Mitarbeiter:innen in der Verwaltung und im Sekretariat bieten ScanSnap-Scanner beziehungsweise die damit digitalisierten Dokumente massive Einsparpotenziale.
• Individualisierbarkeit und Performance: Unerlässlich sind im Arbeitsalltag natürlich auch hohe Scangeschwindigkeiten, die einfache Bedienung durch Einrichten individueller Benutzer-Profile und deren entsprechender Zuordnung in individuelle Ordner sowie die hohe Qualität der Scans. Zudem ging die Integration der ScanSnap-Lösungen in die IT-Landschaft des Berufskollegs reibungslos vonstatten.
• Go remote: Lösungen von ScanSnap werden so konzipiert, dass sie dezentral agierende Einzelpersonen und auch kleinen Teams perfekt unterstützen können. Dieser Umstand kam Carsten Arntz und seinen Kolleg:innen vor allem während der Lockdowns im Zug der Coronapandemie zugute, da sich Aufgaben, die zuvor physische Anwesenheit vorausgesetzt hatten, nun auch zuverlässig remote erledigen ließen.

Zum FUJITSU ScanSnap iX1600

Fujitsu bietet eine breite Palette an Scannern an, darunter Einzugs-, Flachbett- und Überkopf-Modelle.

Die unterschiedlichen Modelle eignen sich für verschiedene Anwendungen, erbringen aber die gleichen grundlegenden Funktionen: die Umwandlung gedruckter und handschriftlicher Daten in digitale Bilder, die sich digital freigeben, speichern und verbreiten lassen.