Allt på en DVD
Letar du efter en applikation, som kan erbjuda dina kunder en komplett UC-plattform (Unified Communications)?
ALSO erbjuder en UC-plattform, som hanterar mellan 10 till 1500 användare med hjälp av en DVD. Platformen kommer från UNIFY och installeras på en server, antingen hos din kund eller i din infrastruktur, så att du kan erbjuda kunden ett ”hosted” -lösning med tilhörande servicekontrakt. Servicekontrakten kan innehålla ”move, add and change"-funktioner, vilket betyder att man enkelt och smidigt kan flytta, lägga till och ändra lokalnummer och tillhörighet.
Plattformen blir en omdirigeringspunkt för kundens interna och externa kommunikation, eftersom både mobiltelefoner och stationära arbetstelefoner hemma kommer att fungera som ett lokalnummer (One Number Service) i verksamhetens kommunikationsplatform. Det betyder att applikationen sparar manuellt arbete, som annars ofta görs av en receptionist, genom att automatiskt direkt vidarekoppla samtalen.
Plattformen erbjuder ytterligare funktioner som ger den enskilda medarbetaren en snabb översikt över kollegor och deras status: Ledig/Upptagen/Möte/Lunch/Sjuk osv.
Naturligtvis finns det också möjlighet att etablera ett kontaktcenter i kommunikationsplattformen, helt enkelt genom att välja vissa licenser vid inköpet eller när behovet uppstår från din kund. Det innebär att plattformen är flexibel och kan "växa" med din kunds tillväxt.
En kommunikationsplattform är en del av hård- eller mjukvaran som finns internt eller externt. Den tar emot, behandlar och sorterar samtal innan en medarbetares telefon ringer på skrivbordet eller i fickan. Denna behandling av samtal och utnyttjande av anläggningens funktioner ger värde till hela företaget.
Som kund har du förmodligen försökt ringa till exempel Telia och den lokala pizzerian. Här inser du genast att det finns två olika telefonlösningar där komplexiteten och funktionaliteten är mycket olika, men i båda situationerna ger det värde till samtalet genom att ge relevanta möjligheter och information.
Många leverantörer erbjuder paket eller skräddarsydda lösningar för de behov som de anser att ett företag har. Det vanligaste är välkomstmeddelanden, öppettider, telefonköer med beräknad väntetid, väntemusik osv.
Genom att lägga till en kommunikationsplattform till företagets infrastruktur erhåller företaget ett bredare utbud av funktioner genom att ta in enskilda telefonlinjer och mobilnummer. De flesta företag idag har en mix av fasta telefoner och mobiltelefoner, där det optimala är då alla företagets telefoner kan monteras under en och samma kommunikationsplattform.
Det finns inte två företag som är exakt likadana!
Därför är det viktigt att före upphandlingen ut av en kommunikations plattform säkerställa att de erbjudna funktionerna faktiskt är funktioner som ger värde till företaget.
För mindre företag kan värdefulla funktioner vara:
- En väg in i företaget
- Välkomsthälsning/Väntemusik/Öppettider/Telefonsvarare/Vidarekoppling/Automatisk återställning
- Översikt över alla företags telefoner och status: Tillgänglig/Upptagen/Möte/Lunch/Sjuk osv.
- Enkel vidarekoppling till fasta telefoner eller mobiltelefoner
- Möte/Konferens även med mobiltelefoner
- ”Dörrvakt” via kamera med bild som skickas till PC, smartphone eller surfplatta
- Integration till andra system, exempelvis Microsoft Outlook
- Etablering av Contact Center
- Arbeta var du vill
Detta är bara några av de funktioner som kan ge värde till ett företags interna kommunikation.
I mindre företag med få anställda och på en och samma plats kan behovet av en kommunikationsplattform tyckas onödigt eftersom kommunikationen hanteras mellan enskilda telefoner, fast som mobil, men utan någon annan koppling än att de kan kommunicera tillsammans.
Alla anställda kommer att ha ett "lokalt nummer", oavsett om det är en fast eller mobil telefon. Det blir möjligt att se varje anställds status, så om en kund kopplas vidare kan man säkerställa att kunden inte får upptaget eller frånvaromeddelande.
Kommunikationsplattformen blir företagets första kontakt för kunderna, och det är därför viktigt att välja en professionell plattform. En positiv kundupplevelse kan vara att hälsas välkommen och kanske har möjlighet att "trycka 1 för priser, trycka 2 för lager", skickas vidare till telefonsvarare, lyssna på musik under väntetiden osv. Ringer kunden utanför företagets öppettider kan information ges om öppettider och/eller möjlighet till vidarekoppling till en jourtelefon.
En av de mer uppenbara funktionerna är "One Number Service", som gör det möjligt för medarbetaren att hantera samtal så att kunderna alltid ringer samma nummer. Det är den anställde som bestämmer om samtalet ska vidarekopplas till mobiltelefon, röstbrevlåda, annan kollega i händelse av sjukdom, semester osv. Detta säkerställer också att det är det företaget som har kontakt med kunden och inte medarbetaren.
Kommunikationsplattformen erbjuder också funktioner som ger den enskilda medarbetaren en snabb överblick över kollegor och deras status: tillgänglig/upptagen/möte/lunch/sjuk osv. och möjliggör enkel vidarekoppling till andra fasta och mobila telefoner, mötes-/konferensfaciliteter med mobiltelefoner och som "dörrman" med dörrtelefon på t.ex. lagerporten, oavsett om den ska bemannas eller övervakas. Här kan du spara tid genom att se vem/vad som händer i lagerporten och förbereda varukvitto/hämtning innan du går och öppnar dörren.
Genom att använda aktiva funktioner i kommunikationsplattformen undviker kunden att omkopplas till fel eller frånvarande anställd och guidas direkt till rätt avdelning och/eller anställd, så att kunden kan få smidig och effektiv hjälp.
För mindre företag är plattformen flexibel eftersom den kan "växa" efter hand som företaget utvecklas.
När ett företag överväger att införa en kommunikationsplattform finns det många möjligheter. Ska plattformen köpas eller hyras, ska den hanteras hos kund, hos en värd eller utan äganderätt osv.
Här kommer det enskilda företaget att se till fördelarna med ägande (investeringsbudget) och hyra (driftsbudget), om utrustningen är i ditt eget hus eller hos en partner.
För mindre företag rekommenderas en dialog med företagets revisor, som kan hjälpa till med en översikt över de finansiella möjligheterna och deras inverkan på bolagets konton.
